ci-book™ Enterprise versus Canva® Enterprise

Einleitung

ci-book™ und Canva® bedienen unterschiedliche Anforderungen und Aufgaben in der Markenführung bzw. im Markenmanagement: Canva® legt seinen Schwerpunkt auf das Design, die Form und den Prozess der Gestaltung. ci-book™ legt seinen Schwerpunkt auf die Einhaltung eines Designs, den Inhalt und den Prozess der Individualisierung.

Mit ci-book™ wird das visuelle Erscheinungsbild einer Marke auf die Vorgaben aus dem Corporate Design gezielt festgelegt, um versehentliche Änderungen durch die Benutzer:innen zu unterbinden. Je mehr Gestaltungsfreiheit Benutzer:innen erhalten, desto höher ist das Risiko für ungewollte, nicht mehr im Rahmen des CD liegender Ergebnisse für Print- oder Online-Medien.

Mit Canva® können diese Einschränkungen hingegen weniger genau oder gar nicht vorgenommen werden. Der Canva® Design Editor bietet den Benutzer:innen im Rahmen der von Canva® zugelassenen Layout-Elemente grundsätzlich mehr Optionen und Funktionen zur einfachen Gestaltung, als es für den ci-book™ Universal Editor je vorgesehen war.

Beide Lösungen haben viele gemeinsame Funktionen, weisen aber auch einige Unterschiede auf; Canva® Enterprise ist stärker auf freies Design und parallele Zusammenarbeit ausgerichtet, während ci-book™ zusätzliche Funktionen für das Kampagnenmanagement, die Schaltung von Stellenanzeigen und ein detailliertes Rollen- und Prozessmanagement bietet.

Erste Erfahrungen mit Canva® haben gezeigt, dass gemeinsam entwickelte Designs zwar eine gute Grundlage, aber keinesfalls einen vollwertigen Ersatz für die in Adobe InDesign erstellten Vorlagen bieten; insbesondere nicht bei den Qualitätsvorgaben für hochwertige Druckerzeugnisse oder den einzuhaltenden PDF/X-Standards bei der PDF-Generierung.

Risiken und Einschränkungen beim Einsatz von Canva® Enterprise

Limitierte Workflow-Optionen

Der Freigabeprozess in Canva® ist linear und wenig anpassbar. Die Definition und Bereitstellung umfangreicher Workflows, z.B. mehrstufige Freigaben, bedingte Genehmigungen, notwendige Eskalationen, integrierbare Lektorat- oder Übersetzungsoptionen, sind teilweise nicht möglich oder nur erschwert verfügbar. Canva® ist gut einsetzbar für eine visuelle Markenkommunikation in kleinen Teams oder Abteilungen, aber eher limitiert bei komplexen Workflows, anspruchsvollem Design, datenschutzkonformen Übertragungen/Speicherungen, Automatisierungen oder Prozessintegration in großen, international agierenden Unternehmen mit bestehenden, weitreichenden IT-Umgebungen.

Eingeschränktes Lizenzmanagement

Offensichtlich gibt es bei Canva® keine individuelle Lizenzvergabe pro Asset, was zu Unklarheiten bei der Nutzung bestimmter Layout- oder Design-Elemente führen kann. Somit sollten bereits lizenzierte Marken-Assets (Texte, Bilder, Videos) sicherheitshalber lokal bzw. intern und nicht ausnahmslos in Canva® verwaltet und gespeichert werden.

Mangelnder Schutz geistigen Eigentums

Bei Canva® gibt es keine Garantie auf Exklusivität von Designs, was zu Markenrechtskonflikten führen kann. Darüber hinaus führen unterschiedliche Rechtslagen im internationalen Umfeld, z.B. Fair Use in den USA versus Urheberrecht in der EU, zu potenziellen, juristischen Auseinandersetzungen.

Unzureichender Datenschutz

Canva® speichert Daten u.a. auf Servern in den USA und Australien, was ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen nicht DSGVO-konform ist. Insbesondere ist Stand heute vom Einsatz der „Canva® AI“ abzuraten, da hierfür eine Kooperation mit dem US-amerikanischen Unternehmen „Open AI“ erfolgte und von der KI generierte oder bearbeitete Daten zu Trainingszwecken an Open Ai übermittelt werden. [Quelle: AI Product Terms, Technology partners: https://www.canva.com/policies/ai-product-terms/ [2025-04-16]] Zudem scheint es bei Canva® keine garantierte Datenresidenz zu geben, was ein Problem für Länder mit strengen Datenlokalisierungsgesetzen darstellt, und keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhalte bei Erstellung/Designs auf Benutzerebene.

Bedenkenswerte Compliance

Canva® sollte nur in Kombination mit klaren Richtlinien und Vorgaben eingesetzt werden oder auf die Nutzung für nicht-kritische Inhalte/Daten/Materialien beschränkt bleiben und Datenschutz-, Lizenz- und AGB-Prüfungen sollten durch die Legal- bzw. Compliance-Abteilungen im Voraus und explizit auf die Angaben von Canva® Enterprise durchgeführt werden.

Reduzierte Layoutoptionen

Canva® eignet sich hauptsächlich für einfache, visuelle Designs und bietet im Vergleich zu Adobe InDesign oder Illustrator wenige bis gar keine Funktionen für komplexe Layouts mit notwendigen Ebenen und zum Beispiel typografischen Feinjustierungen.

Begrenzte Automatisierungsfähigkeit

Weitreichende Automatisierungen benötigen extra Entwicklungen und Implementierungen, insbesondere wenn dazu gesonderte Datenbankanbindungen für z.B. DAM-, PIM- oder ERP-Systeme notwendig sind.

Eingeschränkte Integrationsfähigkeit

Canva® bietet nur eingeschränkte oder begrenzte Integrationen für bestehende, unternehmensspezifische IT-Umgebungen, wie Adobe Creative Cloud, Microsoft Azure AD, SharePoint, Amazon AWS und vergleichbare Services, was zu Medienbrüchen, ineffiziente Wartungsprozesse und eine sogenannte Schatten-IT führen kann.

Schwierige Benutzerverwaltung

Große Unternehmen haben oftmals Schwierigkeiten mit der Verwaltung von Berechtigungen und Rollen für spezifische Benutzergruppen in Canva® und es fehlt ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement bzw. dessen Nachvollziehbarkeit für die Administrationsebene.

Mangelnde Kostenkontrolle

Lizenzpreise sind unserem Kenntnisstand nach nicht der jeweiligen Rolle eines Benutzers entsprechend steuerbar und führen, insbesondere wenn nicht alle Berechtigungen/Funktionen genutzt werden müssen, zu unnötigen Kosten. Zudem gibt es kein zentrale Lizenzverwaltung über mehrere Regionen hinweg, was zu inaktiven/ungenutzten, aber dennoch kostenpflichtigen Lizenzen führen kann.

Schwache Vorlagen und Medienverwaltung

Bei einer großen Anzahl von Vorlagen wird die Übersichtlichkeit problematisch. Es fehlen ausreichende Such- oder Filteroptionen und eine intelligente Organisation von Vorlagen, z.B. im Hinblick auf deren Laufzeit, Verschlagwortung oder Autorenschaft. Ebenso fehlen Funktionen wie die Pflege und Zuordnung von Metadaten, Tags, Nutzungsrechten und Versionierung für Mediendaten respektive digitale Assets.

Rudimentäres Reporting

Die Berichte und Analysen in Canva® bieten keine ausreichenden Einblicke in das Nutzungsverhalten oder die Performance einzelner Inhalte, Vorlagen oder Applikationen. Zudem sind Reports bzw. die grafische Aufbereitung von Ergebnissen in Form von Charts, Diagramme o.ä. eher rudimentär und somit nicht direkt für interne Berichte in PowerPoint o.ä. Applikationen einsetzbar.

Kritischer Lock-In-Effekt

Geänderte Vorlagen bzw. Designs sind bei Canva® nicht vollständig portierbar, was bei einem Wechsel zu einer anderen Lösung zu Datenverlust und einem erhöhten Mehraufwand führen kann. Exportoptionen für professionelle, wiederverwendbare Formate, z.B. zur Weiter- oder Nachbearbeitung in Adobe InDesign mit seinen INDD/IDML-Formaten, konnten nicht ausgemacht werden.

Problematische PDF-Exporte und Produktion von Druckvorlagen

PDF-Exporte sind entweder zu groß oder zu stark komprimiert, entsprechen nicht dem vollständiger PDF/X-Standard für den Druckbereich und weisen oftmals eklatante Farbabweichungen zwischen RGB und CMYK auf.

Hinweis: Zuvor aufgeführte Punkte sind auf Basis aktuell vorliegender Informationen und nicht näher spezifizierbaren, kostenpflichtigen Entwicklungsleistungen seitens Canva® erstellt worden.

Feature-Vergleich zwischen ci-book™ und Canva®