Stellenangebot: Sekretär & Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Übersicht

• Veröffentlicht: 2025-01-10
• Bewerbungsfrist: 2025-01-31
• Ort: d-serv GmbH, Egeriaplatz 1, 72074 Tübingen, Deutschland
• Beginn: Zeitnah
• Umfang: Teilzeit, 20-Stunden-Woche, vor Ort und HomeOffice möglich

Wenn Sie diese Position interessiert, freut sich die d-serv GmbH auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.

Ihre Bewerbung senden Sie bitte ausschließlich in elektronischer Form als PDF.

• Ansprechpartner: Herr Pietro Triscari [CEO]
• E-Mail-Adresse: bewerbung@dserv.de
• Telefonische Rückfragen unter: +49 (0)7071 795680

Wer wir sind

Die d-serv GmbH aus Tübingen…

• bietet Software-Development und IT-Services mit dem Fokus auf web- und cloudbasierte Applikationen und Lösungen,
• besitzt zahlreiche Expertisen für skalierbare Systeme und verschiedene Software- und Cloud-Architekturen,
• besteht im Kern seit 1999 und kann durch ihre langjährigen Erfahrungen auf relevantes Know-how und Praxiswissen zurückgreifen,
• konnte sich mit ihrer als Software as a Service (SaaS) entwickelten ci-book™ • Plattform im Markt für Web-To-Publish Lösungen etablieren und
• kann sowohl öffentliche Institutionen und Verbände als auch international agierende Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu ihrem Kundenkreis zählen.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Korrespondenz des Unternehmens und der Geschäftsführung.
• Koordination und Abstimmung der Termine der Geschäftsführung inklusive Erinnerungen, Wiedervorlagen, An- und Abmeldungen oder ähnlichem und im Personalbereich für Mitarbeiter- und Bewerbungsgespräche.
• Erste/r Ansprechpartner:in für Kunden, insbesondere für deren Einkauf, und für die Aufgaben und Belange der Steuerberatung/Lohnbuchhaltung, Versicherungen, Krankenkassen, IHK und des Vermieters.
• Erstellung/Erfassung und Kontrolle von Ein- und Ausgangsrechnungen, Lizenzrechnungen, Supportrechnungen, Belegen, Quittungen, Gutschriften, Barkasse oder ähnlichem.
• Verwaltung und Kontrolle von Aufwandschätzungen, Angeboten, Aufträgen und Auftragsbestätigungen.
• Erfassung und Prüfung von Projekt-, Service- und Supportleistungen der Mitarbeiter:innen.
• Erfassung und Kontrolle von Fehlzeiten, Urlaubs-/Krankheitstagen und Krankmeldungen der Mitarbeiter:innen plus Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung bei entsprechenden Anträgen nach dem AAG.
• Fach- und sachgerechte Dokumentation respektive Ablage entsprechend steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben.

Was Sie fachlich auszeichnet

• Sie haben eine Berufsausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement abgeschlossen oder vergleichbare Qualifikationen.
• Idealerweise haben Sie bereits Berufserfahrungen in gleichartigen Unternehmen sammeln können und kommen - für kurzfristige Aufgaben im Büro - aus der näheren Umgebung von Tübingen; Bewerbungen von Berufsanfänger:innen sind ebenfalls willkommen.
• Sie sind mit der umfangreichen Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams bestens vertraut und besitzen idealerweise Kenntnisse im Umgang mit den Lösungen von Zendesk, Harvest und LexOffice.
• Sie besitzen sehr gute Deutschkenntnisse auf dem Sprachniveau C1/C2 und beherrschen Englisch auf dem Sprachniveau A1/A2.

Was Sie persönlich auszeichnet

• Sie können selbständig und strukturiert arbeiten und sowohl die Geschäftsführung wie das Team in organisatorischen Aufgaben unterstützen.
• Sie besitzen ein grundsätzliches Interesse an informationstechnologischen Softwarelösungen und deren praktischen Einsatz.
• Sie fühlen sich sicher in der Kommunikation mit Kunden und Kollegen, ob am Telefon, via E-Mail-Korrespondenz, in Videokonferenzen oder persönlich vor Ort.

Was wir noch bieten

• Zahlreiche Möglichkeiten, die Kundenbeziehungen und Unternehmensentwicklung entscheidend mitzugestalten.
• Kurze Entscheidungswege und eine solide, berufliche Perspektive.
• Spannende Projekte in einem professionellen und lebendigen Arbeitsumfeld.
• Großartiges Arbeitsklima und einen offenen, respektvollen Umgang im Kollegium.