Dokumente

Kurzbeschreibung

Dokumente zeigen die eigenen, aktuellen und in Arbeit befindlichen Dokumente einer Benutzerin beziehungsweise eines Benutzers an. Zudem können Benutzer:innen mit entsprechenden Rollen und Rechten die Dokumente anderer Benutzer:innen sehen und bearbeiten, zum Beispiel für die Arbeitsschritte Freigabe, Lektorat oder Übersetzung. Vom optimalen Arbeitsablauf her, ist dieser Bereich immer 'leer' - Dokumente sind innerhalb von ci-book™ lediglich ein Zwischenergebnis im gesamten Publikationsprozess.

Besonderheit unter Dokumente

Sollten keine Dokumente zu sehen sein, gibt es folgende Gründe:

Es wurden bisher keine Vorlagen verwendet und somit keine Dokumente erstellt; Es wird eine Hinweismeldung angezeigt, mit der Option eine Vorlage zur Erstellung eines Dokuments zu verwenden.
Es wurden Filter- oder Sortierkriterien in der Ansicht aktiviert, die zu keinem Ergebnis führen; Vergleiche dazu die Informationen unter Navigation > Menüs > Sortieren.
Es wurden alle Dokumente fertiggestellt und dementsprechend publiziert; Publizierte Dokumente finden sich unter Publikationen.

Hinweis Punkt 3 ist streng genommen der optimale Zustand; Dokumente sind innerhalb von ci-book lediglich ein Zwischenergebnis im gesamten Publikationsprozess. Durch dieses Vorgehen können zwischenzeitliche Überarbeitungen von Vorlagen, die zum Beispiel durch Änderungen am Corporate Design notwendig wurden, berücksichtigt werden, wodurch die Verwendung von "alten" oder "überholten" CD-Richtlinien am effektivsten unterbunden werden kann.

Menu: Zuweisungen

Das Menu 'Zuweisungen' ist unter Dokumente gesperrt beziehungsweise ausgegraut, da darin befindlichen Funktionen nur für Vorlagen relevant sind.

Benutzung der tabellarischen Ansicht

(EDIT) Funktional gleich der Ansicht unter Vorlagen, mit folgenden Ausnahmen oder Änderungen...
Innerhalb der tabellarischen Ansicht kann die Reihenfolge der Tabellen-Zeilen nach folgenden Gesichtspunkten angezeigt werden, sofern in der entsprechenden Tabellen-Spalte das Icon "sort-circle" zu sehen und aktiv ist:

Tabellen-Spalte Vorschau: Dokumente nach ID sortieren: Hinter den sichtbaren, sogenannten Thumbnails eines Dokuments verbergen sich deren eindeutigen Identifikationsnummern; Die Sortierung ist auf- oder absteigend möglich, wobei neuere Dokumente automatisch höhere Zahlen(-werte) besitzen.
Tabellen-Spalte Name: Dokumente nach Namen sortieren: Der bei der Verwendung einer Vorlage oder bei der Bearbeitung eines Dokuments im Universal Editor angegebene Dokumententitel, vergleichbar mit einem Dateinamen, ist an dieser Stelle relevant; Die Sortierung ist auf- oder absteigend; Von A nach Z und umgekehrt.
Tabellen-Spalte Datum: Dokumente nach Datum sortieren.

Für folgende zwei Spalten gelten Ausnahmen bezüglich einer Sortierung und einige Besonderheiten:

Tabellen-Spalte Status: Diese Spalte beziehungsweise die Angaben zum Status sind dem Bereich Dokumente vorbehalten; Unter Vorlagen und Publikationen gibt es diese Spaltenansicht nicht; Vergleiche dazu nachfolgende Informationen im Abschnitt: Prozess und Status.
Tabellen-Spalte Beschreibung: Diese Spalte kann - und sollte - einen beim Import der Vorlage(!) oder bei der Erstellung eines Dokuments eingepflegten Beschreibungstext enthalten. Eine Sortierung nach dem Beschreibungstext wäre aufgrund der potentiellen Textmenge nicht zielführend und wird somit nicht angeboten. Beschreibungstexte können aber folgende zwei Funktionen erfüllen und sollte deswegen wenn möglich eingepflegt werden:

Benutzer:innen erhalten durch Beschreibungstexte wesentliche Informationen zu den Vorlagen beziehungsweise zu den darauf basierenden Dokumenten. Die zum Teil verkürzten Dokumententiteln und dargestellten Thumbnails allein, reichen oftmals nicht aus, um eine klare Vorstellung davon zu erhalten, um welche Vorlagen und Inhalte es sich genau handelt.
Beschreibungstexte können zudem bei einer Indexierung, zum Beispiel für eine bereichsfokussierte oder bereichsübergreifende Suchfunktionen, hilfreiche Zusatzinformationen in entsprechenden Suchergebnisseiten bereitstellen.

Prozess und Status

Dokumente durchlaufen bis zur Publikation immer fest hinterlegte Arbeitsabläufe. Ein Arbeitsablauf kann ein oder mehrere (Zwischen-)Schritte beinhalten, welche von jedem Dokument durchlaufen werden müssen, bevor dieses publiziert werden kann und den Status 'Publikation' erreicht. Die im aktuellen Schritt jeweils berechtigten Benutzer:innen beziehungsweise Benutzergruppen für eine 'Freigabe', ein 'Lektorat' oder eine 'Übersetzung' dürfen dann entsprechende Funktionen ausführen. Für alle andere Benutzer:innen ist das jeweilige Dokument zu diesem Zeitpunkt gesperrt und nicht editierbar; Bei Statusänderungen werden Benutzer:innen per E-Mail informiert.

Einfacher Arbeitsablauf: Editieren und sofort publizieren (1 Person, 1 Schritt). Benutzer:innen dürfen nach der Bearbeitung eines Dokuments ohne Freigabe sofort publizieren und die Publikation im Anschluss exportieren; Vergleiche dazu nachfolgende Informationen im Abschnitt: Publizieren und Exportieren.

Hinweis
In zahlreichen Fällen erfordern die Vorgaben der jeweiligen ci-book Plattform eine Überprüfung, auch im einfachsten Arbeitsablauf, bevor ein Dokument publiziert werden kann. Durch diese vorherige "Sichtkontrolle" sollen ungewünschte Ergebnisse verhindert werden, um spätere Korrekturen in der Druckerei oder nach der Veröffentlichung auf einer SocialMedia-Plattform zu vermeiden; Vergleiche dazu nachfolgende Informationen im Abschnitt: Überprüfen.

Bearbeiten

Benutzer:innen erstellen eigene Dokumente aus Vorlagen. Unter Dokumente liegen alle erstellten, editierten bzw. individualisierten Varianten. Unter Dokumente erfolgt auch der weitere Publikationsprozess bis zur Produktion. Das Menüband oben ist in Aktionen, Ansichten und Aufgaben gegliedert. Der rechte Button Sortieren unterstützt das schnelle Finden eigener Dokumente. Die Aktionen eines Dokuments sind - je nach Fortschritt im Publikationsprozess oder nach Rollen & Rechten - eventuell ausgegraut.

Mögliche Aktionen unter Dokumente sind:

Editieren, Überprüfen, Publizieren, Duplizieren (???), Löschen

Mögliche Aufgaben sind:

Freigeben, Genehmigung, Ablehnung, Übersetzung, Lektorat

Überprüfen

Bevor ein Dokument in ci-book™ publiziert oder im Publikationsprozess weiter voranschreiten kann, muss die Aktion Überprüfen gestartet werden. Erst nach einer erfolgreichen Überprüfung sind weitere Funktionen unter Aktionen und Aufgaben aktiviert und können dann bei Bedarf genutzt werden. Falls bei der Überprüfung ein Text-Überlauf festgestellt wird muss dieser zuerst im Universal Editor korrigiert werden. Ein Text-Überlauf kann durch die Eingabe von zu vielen Zeichen innerhalb eines Textfeldes mit begrenzten Maximalzahl von Zeichen entstehen. Wird ein Dokument dupliziert (???), durchläuft das neue Dokument den für die Ausgangsvorlage eingestellten Standard-Prozesses nochmals komplett von Beginn an.

Publizieren und Exportieren

Dokument Herunterladen, E-Mail-Versand, Bestellung, Online -
Veröffentlichung, Export

Ein ci-book™ Dokument darf von berechtigten Benutzer:innen publiziert und anschließend wie folgt exportiert werden:

Herunterladen der fertiggestellten Exportdatei unter Publikationen; Meistens als PDF-Datei.
Bestellen der fertiggestellten Exportdatei unter Publikationen; Sofern eine Druckerei zur Produktion hinterlegt und aktiviert wurde.

EDIT!

Die Publikation kann entweder heruntergeladen, den letzten Schritt im Prozess erreicht haben.

Alle Dokumente, die bereits produziert wurden Die Aktion \"Publizieren\" ist dann aktiv und finden Sie anschließend unter unter der Rubrik aus den bereitgestellten Exportoptionen kann \"Publikationen\".

Herunterladen, E-Mail Versand, Bestellung, online Veröffentlichung, Export

Produzierbare Dokumente können in verschiedenen Dateitypen ausgegeben werden. Üblicherweise ist das ein PDF, welches sich häufig in der Aufbereitung unterscheidet - nach gewünschtem Verwendungszweck.

Ein Druck-PDF hat meist Beschnittmarken, kommt im CMYK-Farbraum und hat eine Mindestauflösung bei Bildern von 300 DPI.
Web- oder Selbstdruck - PDF-Dateien benötigen keine extrem hohe Auflösung und werden üblicherweise im RGB-Farbraum belassen.

Es können jedoch weitere Ausgabeformate hinterlegt werden, welche sich je nach Vorlage unterscheiden können. So wird beispielsweise einer Social Media Vorlage ein JPG-Format als Ausgaben hinterlegt sein.